Нотариальный перевод  документов — это письменный перевод, оформленный согласно правилам нотариуса. Оформление перевода — это важная часть процесса заверения, так как от корректного оформления зависит примет ли документ нотариус или другая инстанция. Предлагаем  разобраться, в каких случаях необходимо заверение перевода, какие существуют виды заверения и чем письменный перевод без заверения отличается от нотариально заверенного.

Для чего нужно заверение перевода

Нотариальное заверение — это придание юридической силы документу перед различными инстанциями или для возможности его использования на территории другого государства. Заверение требуется в случае перевода официальных документов, выданных в иностранных государствах, для подачи в различные инстанции другого государства. Например, у вас гражданство РФ и вы хотите получить ВНЖ в Германии. Все ваши документы (паспорта, дипломы, свидетельства, справки) должны быть не только переведены на немецкий язык, но и нотариально заверены и апостилированы — это дает вашим российским документам юридическую силу на территории иностранного государства. Также, если вы планируете учиться за границей, вам потребуется нотариально заверить и легализовать/апостилировать перевод диплома и/или аттестата. Если ребенок выезжает за границу без родителей, потребуется нотариально заверенный перевод разрешения родителей на выезд ребенка. Также перевод с нотариальным заверением является обязательной процедурой, если вы не гражданин России, но открываете на территории РФ банковский счет, получаете ИНН или оформляете ребенка в российскую школу.

В каких случаях требуется консульская легализация/проставление апостиля

Если вы планируете оформление зарубежных документов за границей на основе российских, то вам нужно не только перевести документы на иностранный язык, но и легализовать/апостилировать их на территории Российской Федерации для той страны, в которой будете оформлять новые документы. Обычного нотариального заверения будет недостаточно.

Легализация иностранных документов производится только по месту их выдачи. Например, если вы получили свидетельство в Японии, то только там можно его легализовать. Российский диплом можно легализовать только в России.

Если ваши документы выданы в другой стране, то в России вы можете только перевести документы и нотариально заверить. Легализовать или проставить апостиль на иностранный документ в России не получится.

Виды заверения

В зависимости от цели, заверения можно разделить на 3 большие группы: 

1. Нотариальное заверение документа: Нотариальное заверение перевода (НЗП), нотариальное заверение копии (НЗК), равнозначность);
2. Заверение печатью нашей компании;
3. Легализация документа: апостиль, консульская легализация.

Далее подробно рассмотрим все виды заверения.

Нотариальное заверение

НЗП — нотариально заверенный перевод документа. Также можно встретить расшифровку «нотариальное заверение подлинности подписи переводчика».

К оригиналу документа прилагается его перевод и направляется на заверение. Нотариус проверяет подлинность документа и корректное оформление перевода в соответствии с нормами нотариата. На последней странице переводчик ставит свою подпись, удостоверяющую, что именно он выполнил перевод этого документа. Выполнять перевод для нотариального заверения может только дипломированный переводчик, зарегистрированный у нотариуса. Нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика и проставляет свою подпись, прописывает реестровый номер и скрепляет документ своей печатью. Важно отметить, что нотариус не несет ответственности за содержание заверенного им перевода. Нотариус удостоверяет правомочие переводчика осуществлять переводческую деятельность, а не корректность информации в документах.

Перевод может подшиваться к оригинальному документу, к скан-копии документа или к нотариально заверенной копии. Нотариальное заверение — это первый этап при легализации и апостилировании. 

НЗК — нотариально заверенная копия документа.

Копия всегда делается с оригинала документа. На копии проставляется  удостоверительная надпись нотариуса, штамп «Копия», подпись и печать нотариуса и реестровый номер. Эта процедура полезна в тех случаях, когда нельзя прошивать оригинал документа (например, необходимо сохранить оригинал при нотариальном переводе паспорта), и важно сохранить у себя оригинал документа. Нотариальные копии часто используются не только физическими, но и юридическими лицами для подачи документов в различные государственные структуры, заключения международных сделок, организации логистики и прохождения таможенного контроля. Количество нотариальных копий одного и того же документа не ограничено, что позволяет сделать необходимое количество копий и сохранить оригиналы документов. Так документ не теряет своей юридической силы и нет никаких препятствий для его прошивки при заверении. 

Равнозначность документов означает подтверждение тождественности их содержания. Равнозначность подразделяется по форматам:

1. С бумажного формата в электронный. При наличии  бумажного документа нотариус подготавливает его электронный вариант, тождественный по содержанию, и подписывает электронной подписью нотариуса. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе. Этот вариант не подходит для документов, удостоверяющих личность и документы по оформлению сделок. Документы должны быть на русском языке либо с подшитым переводом на русском языке.
2. С электронного формата в бумажный. При наличии  электронного документа нотариус подготавливает его бумажный вариант, тождественный по содержанию, после чего подписывает своей подписью и ставит печать. Такой документ имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ. Предоставлять просто скан документа нельзя: он должен быть в формате .sig в исходном виде без каких-либо изменений. Исключение: выписки из ЕГРЮЛ. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Такая услуга чаще всего используется для дальнейшего перевода и предоставления в государственные инстанции.

Заверение перевода печатью компании 

Такой вариант заверения необходим только если требуется подчеркнуть верность и точность перевода. Этот вариант не заменяет нотариальное заверение. Заверить печатью компании можно любые документы, даже те, которые не подходят по требованиям для нотариального заверения. Существует 2 вида такого заверения: печать компании и сертификат. Заверение печатью компании не дает юридической значимости и подать такой документ в государственные органы не получится.

Легализация документа 

Легализация придает документу юридическую силу на территории другого государства. У этой группы заверения тоже есть свои разновидности: апостиль и легализация. Апостиль — это упрощенная легализация официальных документов для стран-участниц Гаагской конвенции. Апостиль может проставляться для определенного списка документов: 

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты; 
• официальные пометки (отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, который не засвидетельствован у нотариуса).

Страны СНГ не требуют легализации или апостилирования российских документов. Достаточно предоставить обычный нотариально заверенный перевод.

Требования к оформлению документов для нотариального заверения

• в нотариальном переводе не должно быть картинок, чертежей, наклеек, штампов, эмблем;
• все иллюстрации должны быть переведены в текстовый формат. Только в исключительных случаях по индивидуальному согласованию с клиентом допустимо оставить чертежи или маркетинговые иллюстрации (например, внешний вид упаковки лекарственного препарата). Важно знать, чем вызвана такая необходимость и как будет использоваться документ; 
• обязательно должен быть колонтитул с указанием языковой пары в верхнем колонтитуле на 1-й странице. На последней странице в нижнем колонтитуле должна быть строчка, где указаны данные переводчика; 
• весь текст документа должен быть легко читаемым;
• документ, состоящий из нескольких листов, должен быть целостным (способы обеспечения целостности: сшивка, подписание каждого листа автором документа, проставление печатей или штампов на местах пересечения страниц документа, проставление рельефной печати сквозь все листы документа, проставление последовательной нумерации листов с указанием их общего количества);
• документ должен быть переведен на русский язык, либо его оригинал должен быть на русском языке. Если документ переводится с одного иностранного языка на другой, то российский нотариус примет его на заверение только при наличии промежуточного перевода на русский язык. Например, требуется перевести оригинал документа на японском языке на английский. Для того чтобы нотариус в России смог заверить документ, необходимо, чтобы он был переведен с японского на русский язык и далее следовал перевод на английском. В противном случае нотариус не примет документ на заверение.

Документы, составленные за границей, должны пройти процедуру полной консульской легализации либо иметь апостиль. Это правило касается:

• документов, исходящих от органов или должностных лиц, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административных документов;
• нотариальных актов;
• официальных пометок (отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, который не засвидетельствован у нотариуса).

Правило не распространяется на:

• документы, предоставленные дипломатическими или консульскими агентами;
• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

 Документы не должны иметь:

• подчисток или приписок/дописок;
• зачеркнутых слов / иных неоговоренных исправлений, существенно влияющих на содержание документа (например, исправление даты проставления штампа/апостиля);
• отметок карандашом или иными легко стирающимися красителями;
• нечитаемых фрагментов текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица;
• повреждений, вызывающих сомнения в целостности документа.

Если документ оформлен некорректно, нотариус вправе отказать в заверении. В случае легализации и апостилирования следование этим правилам максимально строгое, так как при отказе в приеме ненадлежащего качества документов теряется время. Из-за этого проходят сроки сдачи для подачи уже заверенных документов в другую инстанцию или за рубеж. Особенно критично соблюдение сроков подачи документов при регистрации медицинских препаратов, при оформлении гражданства и ВНЖ, так как в процессе задействуются другие инстанции, у которых свои строгие временные рамки и, в случае несвоевременной подачи документов, заявка может быть отклонена.

Наши нотариусы работают только с сертифицированными переводчиками и мы, как компания, отвечаем за полную корректность заверения с точки зрения законодательства. Поэтому все переводы, которые направляются в нашу компанию на заверение, обязательно передаются в работу дипломированным переводчикам и редакторам.

Все переводы, выполненные не в нашей компании, мы обязаны проверить, так как ошибка в переводе несет потенциальный риск судебного разбирательства. Мы дорожим своей репутацией и временем наших клиентов, поэтому проверка перед заверением перевода другой компании является обязательным этапом. Мы сами контролируем процесс передачи документа из одной инстанции в другую при легализации / проставлении апостиля. Выполняем нотариальные переводы и другие услуги заверения в Москве, Санкт-Петербурге, других городах России, а также в Объединенных Арабских Эмиратах. Оставьте заявку на нашем сайте и наши специалисты подробно проконсультируют вас по услугам заверения.