Участие в зарубежных тендерах открывает перед российским бизнесом новые перспективы развития и роста, поэтому многие компании и предприниматели обращаются к профессионалам для точного и грамотного перевода тендерной документации любой сложности. Далее рассмотрим нюансы перевода тендерной документации более подробно.

Какие документы относятся к тендерной документации

Пакет документов, необходимых для участия в конкурсе, включает в себя бумаги с подробной информацией о специфике и содержании предстоящих торгов, условия участия в них, описанием товаров, работ, услуг и поставок. Может потребоваться перевод тендерной документации организаторов конкурса и перевод всех документов компаний, решивших принять участие в торгах.

Подготовка к участию в тендере — это комплексный процесс, который начинается задолго до подачи заявки на участие. Первым и важнейшим шагом является формирование полного комплекта документов. Этот комплект включает в себя юридические документы компании, а также сертификаты, свидетельства и другие подтверждающие бумаги. Важно отметить, что систематизация и правильное хранение этих документов играют ключевую роль, так как сроки отклика на тендерные запросы могут сильно варьироваться, и наличие уже готового пакета документов может существенно ускорить процесс регистрации и подачи заявки. Представьте следующую ситуацию: вы узнали о перспективном тендере, но у вас есть всего несколько дней на подготовку. Имея под рукой все необходимые документы, вы сможете быстро среагировать и не упустить интересную возможность! 

Теперь подробнее рассмотрим какие же именно документы могут потребоваться. В первую очередь это техническое задание, в котором четко описываются требования заказчика к предмету закупки. Далее идут формы заявок и предложений, в которых необходимо корректно отразить все коммерческие и технические аспекты предложения. Не менее важны доказательства квалификации, к которым могут относиться письма о слиянии компании, справки о наличии необходимых специалистов, подтверждения качества услуг и т. д. 

Важно, что в соответствии с федеральным законом все документы в тендеры должны поддаваться на русском языке. Соответственно, если у вас есть документы на иностранном языке, необходимо предоставить их нотариально заверенный перевод.

Перед тем как приступить к заполнению тендерной документации крайне важно решить от какого юридического лица или группы юридических лиц будет проходить закупка. Это решение повлияет на то, какие именно документы вам потребуется подготовить. Однако есть базовый пакет документов, который пригодится всегда. Далее мы подробнее рассмотрим основные категории документов, которые могут потребоваться. 

Подтверждения квалификации и опыта 

• Справка об опыте. Подается по форме заказчика или вашей собственной инициативе. Если речь идет о коммерческой закупке, то следует уточнить, какая информация требуется принимающей стороне;
• Акты выполненных работ и договоры. Подаются по запросу в формате конфиденциальных скан-копий. В случае коммерческой закупки акты и договоры не подаются;
• Дополнительная документация. В случае с переводческими компаниями это могут быть глоссарии или памяти переводов. Возможность предоставления соответствующей информации предварительно согласуется с контрагентами. Данные о памяти переводов подаются не целиком, а только в виде определенного фрагмента (количества юнитов) в формате скриншота;
• Рекомендательные письма. Предоставляются по запросу и также с согласования принимающей стороны.

Финансовые документы

Демонстрируют финансовую стабильность и надежность компании. Перечень соответствующих документов, необходимых для тендеров, может отличаться в зависимости от типа закупок. Например:

• копия бухгалтерского баланса; 
• копия отчета о финансовых результатах;
• копия налоговой декларации; 
• копия уведомления из налогового органа о применении претендентом упрощенной системы налогообложения. 

Все упомянутые документы (кроме последнего) должны быть представлены за отчетный период, предшествующий дате проведения тендера. Документы должны содержать отметку государственного органа о получении, либо сопровождены документами, подтверждающими их предоставление. Все копии документов должны быть заверены лицом, имеющим право подписи от имени участника тендера.

Кадровые документы 

Примеры документов по кадровым ресурсам:

• Штатное расписание и расстановка (только для штатных специалистов);
• Справка о кадрах (может быть по форме заказчика, если такой нет — следует использовать собственную. В такую справку, как правило, входит информация о количестве как штатных специалистов, так и фрилансеров);
• Дипломы о высшем образовании специалистов и подтверждение их квалификации;
• Копии трудовых книжек (только для штатных специалистов);
• Договоры с исполнителями (для фрилансеров);
• Согласие на привлечение к работам по договору в случае победы.

Техническая документация 

Важно показать технологическую оснащенность поставщика. Например, если речь идёт о компаниях, занимающихся переводами, то можно упомянуть использование таких программ, как Smartcat и Trados. Это свидетельствует о том, что процессы перевода стандартизированы. Кроме того, может потребоваться подтверждение права аренды или собственности на помещения.

Прочие документы

В зависимости от специфики тендера важно учесть, что некоторые документы (например, справки из банка, налоговой или МВД) могут потребовать значительных временных затрат для их получения и перевода (если он необходим). Чтобы уложиться в сроки, может потребоваться предоставить письмо для заявки на участие с информацией о том, что необходимые документы были запрошены и сроком их подготовки. Также следует приложить гарантию предоставления этих документов после их получения и документ, подтверждающий обращение в соответствующий государственный орган и запрос справки. 

Важно учесть, что если на документе не указан срок действия, то его срок действия  по умолчанию составляет 1 год. Необходимо удостовериться, что документы и справки будут актуальны на момент подачи заявки на участие в тендере. 

В каких случаях требуется перевод тендерной документации

Перевод тендерных документов актуален для различных видов компаний, работающих в сфере промышленности, строительства, IT-технологий, финансов, медицины и фармацевтики. Он может потребоваться в следующих случаях:

• Приобретение товаров из-за рубежа (включая экспорт и импорт);
• Разработка требований для участия в тендерах;
• Анализ условий участия в тендерах от иностранных компаний;
• Подготовка документации для зарубежных партнеров и инвесторов;
• Участие в тендерах иностранных компаний.

Особенности перевода тендерной документации

Ограниченные сроки перевода 

Зачастую сроки подачи заявок очень сжатые. Поэтому перевод тендерной документации превращается для лингвистов в настоящую проверку на прочность и профессионализм. Причина этого кроется в значительных объемах работы и при этом сравнительно небольших сроках ее выполнения. В среднем полный пакет тендерной документации включает в себя около трехсот страниц, а сроки могут составлять от нескольких недель до 1 дня. 

Разноплановость текстов 

В пакете для тендера могут быть документы относящиеся к различным сферам: технические документы (чертежи, описание оборудования), юридические документы, а также маркетинговые, IT и другие тексты, поэтому над переводом трудится не 1 человек, а целая команда экспертов. 

Точность перевода 

Каждое слово будет тщательно рассматриваться экспертами тендерной комиссии, поэтому точность терминологии крайне важна. Для выполнения точного перевода тендерной документации лингвист обязательно должен обладать специальными знаниями и профессиональными навыками. Недостаточно просто в совершенстве владеть иностранным языком: необходимо великолепно разбираться в технической, юридической и организационной отраслях, а также знать специфику проведения торгов в разных странах.

Оформление 

Тендерные документы оформляются строго в соответствии с требованием организатора, в связи с чем важно сохранять их форматирование. Так как языки оригинала и перевода зачастую отличаются, важно привести переведенный документ к идеальному соответствию с оригиналом. В данном случае на помощь приходят специалисты верстки, которые работают с различными форматами документов — от простых Word до сложных AutoCad. Они следят за тем, чтобы строки, таблицы, изображения и другие графические элементы документа соответствовали оригиналу с учетом нюансов переведенного текста.

Заверение перевода

Заверение перевода является обязательным этапом процедуры, так как без него документы гарантированно не будут приняты, и вся работа окажется бессмысленной. 

Высокая цена ошибки

Тендер предполагает выбор наиболее подходящего заказчику поставщика среди других кандидатов, что обуславливает крайне высокую степень конкуренции.  Любая мельчайшая деталь может как выгодно выделить компанию среди соперников, так и спровоцировать выбор не в вашу пользу. Ошибки в переводе могут привести к дисквалификации заявки или неправильному пониманию условий контракта, поэтому важно обращаться к опытным профессионалам.

Преимущества сотрудничества с бюро переводов ТРАКТАТ

В команде переводчиков бюро ТРАКТАТ вы найдете лингвистов, специализирующихся на работе с тендерной документацией. Большой опыт работы в этой области позволяет выполнять заказы с высокой точностью в требуемые сроки. 

Уникальность нашего опыта заключается в том, что специалисты бюро переводов ТРАКТАТ не только регулярно переводят вышеуказанную документацию, но и сами успешно участвуют в тендерах. Таким образом, обращаясь в бюро переводов ТРАКТАТ вы получаете не только поставщика лингвистических услуг, но и опытного партнера по решению тендерных вопросов. 

Сотрудничая с нами, вы получаете:

• Выполнение проекта под ключ: специалисты ТРАКТАТ уточнят ТЗ, переведут, проверят, сверстают, заверят и доставят вам все необходимые документы;
• Опыт и качество перевода и верстки от высококвалифицированных профильных переводчиков;
• Возможность перевода на более чем 100 языков мира;
• Экспертизу в работе с тендерной документацией;
• Ресурсы для выполнения перевода большого объема документов в кратчайшие сроки;
• Возможность стандартного и срочного нотариального заверения перевода;
• Выделенного клиентского менеджера, полностью погруженного в ваш проект.

Для постоянных клиентов в нашем бюро переводов предусмотрена гибкая система скидок и целый ряд специальных предложений, которые сделают услуги письменного и устного перевода доступными. Будем рады проконсультировать вас подробнее по всем вопросам.