Зачем нужна консульская легализация

При предоставлении документов, выданных на территории РФ, за границей, одного лишь нотариального перевода может оказаться недостаточно. Необходимо, чтобы документ получил юридическую силу на международном уровне.

Одной из распространенных форм легализации является апостиль — его принимают во всех странах Европы, в США и в некоторых странах Южной Америки. Полный список государств, подписавших Гаагскую конвенцию и принявших апостиль, можно найти на сайте МИД РФ или перейдя по ссылке выше. Список постоянно обновляется. Так, например, осенью 2023 года в него добавился Китай. Ранее апостиль в КНР признавался только в Гонконге и Макао, а в ноябре его стали принимать по всей стране.

Однако не все государства принимают документы с апостилем. В таком случае требуется полная консульская легализация — многоступенчатая подготовка документа для конкретной страны (в отличие от апостиля, действительного на территории всех стран, признающих его). В списке таких стран можно найти ОАЭ, Ирак, Египет, Таиланд, Кувейт, Катар, Алжир, Иорданию и многие другие.

На 2024 год восточные и арабские страны уверенно занимают лидерскую позицию среди направлений для легализации.

Документы, необходимые для легализации, могут быть любыми — все зависит от требований отдельной страны или государственного органа. Среди личных документов чаще всего легализуются нотариальные документы (доверенности, согласия), документы ЗАГС (свидетельства или справки о рождении, заключении брака, перемене имени и т. д.) и документы об образовании (например, дипломы, аттестаты, переводные сертификаты из школы) — именно их, в большинстве случаев, бывает достаточно для трудоустройства, поступления в зарубежный вуз или устройства ребенка в детский сад или школу.

Также можно легализовать коммерческие и корпоративные документы, например, для открытия филиала компании в новой стране или заключения сделки с иностранным партнером. Часто необходимо выполнить консульскую легализацию устава, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет в налоговой или списка акционеров.

Процедура легализации документов 

Консульскую легализацию иностранных документов выполняют только в государстве, на территории которого был выдан документ. Так, например, если свидетельство о рождении было выдано в США, легализовать его для ОАЭ в России не получится. Российские государственные органы не примут такой документ в работу, а консульские учреждения не уполномочены проводить процедуру легализации или апостилирования.

Легализация представляет собой последовательную работу с документом, состоящую из нескольких шагов.  

Шаг 1: подготовка документов к легализации

На легализацию в большинстве случаев принимаются только нотариально заверенные оригиналы и переводы. Однако, так как процедура консульской легализации включает в себя много юридических аспектов и тонкостей, а требования могут меняться в зависимости от цели и страны легализации, за данной услугой лучше обратиться к профессионалам.

Важно заметить, что перевод должен быть выполнен только на тот язык, который может быть принят в целевой стране. Несмотря на то, что английский знает большое количество людей по всему земному шару, не все государственные инстанции готовы его принять. Так, например, в Алжире требуют переводить документы на арабский или французский, в Ираке — только на арабский.

При этом даже если принимается перевод на нескольких языках, лучше уточнить предпочтительный у принимающей стороны. Так, например, в ОАЭ примут документы и на английском, и на арабском языках, однако, так как государственным языком является только арабский, часто требуют именно его.

Еще одним моментом, на который необходимо обратить внимание, является перевод ФИО и названий компании.

Транслитерация имен собственных всегда должна совпадать с загранпаспортом, так как он является основным документом, на основании которого гражданин действует за границей. Даже если написание будет отличаться на одну букву, а при прочтении обоих вариантов имя или фамилия будут звучать одинаково, юридически подобные различия неприемлемы.

В случае с наименованием организации необходимо запросить написание на английском языке из устава или уже имеющихся документов на целевом языке. В ином случае все регистрационные органы будут считать, что речь идет о двух разных компаниях.

Не стоит воспринимать предложение согласовать переводы перед нотариальным заверением и легализацией как непрофессионализм переводчика. Наоборот, прозрачность на каждом этапе показывает, что исполнитель готов работать до тех пор, пока результат полностью не устроит клиента.

Шаг 2: подача в инстанции

После того как документ был переведен и заверен, наступает очередь самого продолжительного этапа — последовательной подачи в необходимые государственные органы.

В зависимости от документов и целей легализации, уполномоченные инстанции могут отличаться. В их список входят Министерство Юстиции, Министерство иностранных дел, Торгово-промышленная палата и, конечно, Консульство необходимой страны. У каждой инстанции свой срок обработки документов — от 2–3 рабочих дней до 2 недель.

Взаимодействие с любой государственной организацией требует терпения и настойчивости: бывает сложно дозвониться или получить ответ по почте. Консульства иностранных государств — не исключение. Так как проставление консульской отметки — заключительная и обязательная часть легализации, коммуникации с сотрудниками посольства не избежать.

Консульские сайты не всегда информативны, поэтому информацию о сроках проставления печати, размере, валюте и способе оплаты консульского сбора, а также о пакете документов, которые необходимо будет приложить к документу, приходится узнавать по телефону или, если ответ получить не удается, при личном визите в консульство.

Почему стоит обращаться к профессионалам

Консульская легализация иностранных документов — одно из ключевых направлений деятельности ТРАКТАТ. С 2000 года мы накопили огромный опыт в решении подобных задач. Мы работаем с физическими и юридическими лицами и успешно справляемся даже с самыми сложными и объемными запросами.

Мы ценим ваше личное время и средства, поэтому предлагаем услуги консульской легализации «под ключ». Вам не потребуется тратить время на выяснение всех подробностей и посещение государственных инстанций — наши специалисты по легализации проконсультируют вас по срокам и стоимости всех работ, а также предложат несколько вариантов срочности.

ТРАКТАТ всегда решает любые задачи профессионально и предельно грамотно. Процедура выполняется с учетом всех юридических и лингвистических нюансов. Воспользуйтесь консультацией наших специалистов, чтобы выполнить консульскую легализацию в кратчайшие сроки.

Более подробно с услугами легализации вы можете ознакомиться на соответствующей странице сайта. Если у вас остались вопросы, мы с удовольствием проконсультируем вас более подробно: наши контакты.