Грамотное и точное оформление документации — важнейший элемент документооборота в компании. Опечатка или ошибка в цифрах, ФИО генерального директора или учредителей, адресе юридического лица или в бухгалтерской отчетности могут привести ко множеству неприятных последствий: от необходимости полностью переделывать все документы и повторно подавать их в необходимые инстанции до возбуждения дела о предоставлении ложных данных. 

Какие юридические документы чаще всего нужно заверять у нотариуса

Чтобы снизить риски некорректного оформления документов еще на этапе открытия коммерческой организации, ее генеральный директор или учредители обращаются к нотариусу — прежде чем заверять учредительные документы юридического лица и передавать их в ФНС для регистрации, сотрудники нотариальной конторы внимательно изучат их содержание на предмет ошибок и соответствия правовым нормам РФ.

Необходимые документы для регистрации юридического лица:

• устав общества;
• учредительный договор;
• решение учредителя (если учредитель только один);
• протокол собрания учредителей (в случае, если учредителей общества несколько);
• паспорта всех участников общества (также потребуется личное присутствие);
• заявление от учредителей по форме Р11001.

Открытие юридического лица — не единственный случай, когда генеральному директору или его доверенным лицам придется обращаться к нотариусу. Доверенности (например, на предоставление полномочий партнерам), решения, принятые на собрании акционеров, копии документов для подачи в уполномоченные организации — все эти документы и в России, и за границей имеют бóльшую юридическую силу, если своей печатью и подписью их заверит нотариус.

Юридические документы организации, часто требующие нотариального заверения:

• Доверенность;
• Решение, принятое на собрании акционеров;
• Сделка о передаче имущественных прав на части уставного капитала;
• Процедура выхода участника из ООО;
• Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);
• Копия устава;
• Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (свидетельства ОГРН);
• Копия свидетельства о постановке на учет российской организации в налоговом органе (свидетельство ИНН);
• Копии внутренних документов компании (например, схема с организационной структурой компании или информационное письмо);
• Патенты, сертификаты и лицензии на какую-либо продукцию или услуги.

В каких случаях нужен нотариальный перевод документов юридического лица

Если безукоризненное оформление всех документов на русском языке важно для использования их на территории РФ: в налоговых и регистрирующих органах, банках, судах, договорах с партнерами и т. д., то когда речь заходит о выходе на международный уровень, такую же существенную роль играет их перевод. 

Регистрация иностранного представительства, открытие счета в заграничном банке, таможенное оформление на границе, заключение соглашения или оформление сотрудничества с заграничным партнером — наиболее частые случаи, когда потребуется предоставить учредительные документы юридического лица с нотариальным переводом.

Четкого списка юридических документов, перевод которых нужно в обязательном порядке заверять нотариально, нет — он зависит как от страны, где компания будет вести свои дела, так и от требований конкретного местного органа, запросившего документы. Иногда в нотариальной печати нет необходимости, и достаточно выполнить сертифицированный перевод, то есть заверить его печатью бюро переводов. 

Правила нотариального перевода учредительных документов 

Как мы писали выше, без ошибок должны быть оформлены как оригиналы документов, так и их переводы. Однако нужно помнить в том числе и о более специфических правилах оформления перевода под нотариат. Рассмотрим некоторые из них.

Перевод штампов и печатей

В печатях и штампах, поставленных на документе, присутствуют важные данные: название инстанции или организации, выдавшей документ, ее местонахождение (как правило, указываются страна и город), номера ИНН и ОГРН. У некоторых должностных лиц есть личные печати — с индивидуальными идентификационными номерами и/или ФИО. Вся информация, содержащаяся в печати, должна быть переведена — считать ее несущественной нельзя.

Описание изображений и подписей

Если в документе присутствовали какие-либо фотографии или изображения (например, герб или фотография станка в договоре на поставку оборудования), в нотариальный перевод они не переносятся. Такой элемент следует обозначить словом «изображение» на языке перевода (аналогично в переводе используется слово «подпись»). Если на фотографии присутствует важный по содержанию текст, его необходимо отразить в переводе: «Изображение с текстом: …» Также допустимо схематичное оформление текста — например, если слова или словосочетания располагаются друг под другом, можно добавить в перевод небольшую таблицу.

Перевод названий и имен собственных

В переводе всех документов юридического лица его название должно быть написано одинаково. Даже если разница будет всего в одной букве, которая не повлияет на способ чтения, формально речь будет идти о двух разных организациях. Как правило, утвержденный вариант названия на иностранном языке можно найти в уставе юридического лица, на его официальном сайте или в выписке из ЕГРЮЛ. 

При этом не стоит «слепо» переводить название каждый раз, когда оно упоминается в документе. Так, например, одним из обязательных пунктов в выписке из ЕГРЮЛ является наименование на русском языке. Таким образом, даже в переводе на иностранный язык данный фрагмент будет оставаться без изменений. Подробно о нюансах перевода выписки ЕГРЮЛ рассказываем в статье

Относительно имен собственных (генерального директора, акционеров и т. д.) — транслитерацию необходимо сверять с загранпаспортом, так как он является основным документом, удостоверяющим личность гражданина России за границей.

Перевод адресов

Если при написании адреса на конверте его формат (порядок его элементов: страны, города, улицы, дома, строения, корпуса и т. д.) следует указывать в соответствии с правилами стран отправителя и получателя, то в нотариальном переводе формат не меняется. 

Переводятся только названия стран, субъектов РФ, крупных населенных пунктов, районов и округов (Россия — Russia, Московская область — Moscow Region, Москва — Moscow), а «улица», «строение», «владение», «корпус», «квартира» и др. — транслитерируются. Например, адрес «Россия, Московская область, Истринский район, г. Истра, ул. Строителей, д. 12, владение 3, корп. 2, стр. 1, кв. 5» в переводе, оформленном для нотариального заверения, будет выглядеть следующим образом: «Russia, Moscow Region, Istrinsky District, Istra, ul. Stroitelei, 12, vladenie 3, korp. 2, str. 1, kv. 5». В случае перевода иностранного адреса на русский язык правила остаются такими же.

Легализация юридических документов организации

Зачастую дополнительным требованием, помимо нотариального заверения перевода, за границей является наличие апостиля или прохождения полной консульской легализации.

И апостиль, и консульская легализация являются процедурами, придающими документу юридическую силу на территории иностранного государства — они подтверждают, что печать и подпись сотрудника какой-либо инстанции на документе являются подлинными. Выбор необходимого варианта зависит от государства, куда будут предоставляться документы. Если страна подписала Гаагскую конвенцию 1961 г., то на документ ставится апостиль. В случае, если Конвенция не была ратифицирована, необходимо пройти более долгую процедуру консульской легализации.

Почему важно обращаться к профессионалам

Говоря об оформлении юридических документов, необходимо понимать, что цена ошибки в них может быть очень высока. Повторная трата времени и средств на исправление — не единственное последствие допущенных ошибок и неточностей. Плохо подготовленные документы могут негативно повлиять на имидж компании в глазах потенциальных и текущих партнеров и государственных организаций, а иногда и принести многомиллионные убытки, если шанса или времени на исправление не будет.

Специалисты ТРАКТАТ больше 20 лет занимаются переводом юридических документов. У нас работают переводчики, корректоры и редакторы не только с лингвистическим, но и с профильным образованием, что позволяет скрупулезно подходить к работе с текстом любой сложности и объема — от свидетельства ИНН до многостраничного устава или судебного решения. 

Мы готовы выполнить ваш заказ «под ключ»: заберем оригиналы, переведем их в электронный вид, соберем проектную группу, подготовим документы в соответствии с требованиями и отправим результат как по России, так и за границу. Обязательно уточним и учтем все ваши пожелания: от написания ФИО учредителей до использования конкретной профильной терминологии. Каждый заказ будет выгоднее предыдущего — создаем тематические глоссарии и учитываем ранее использованные термины специализированной программе для расчета последующих переводов со скидкой (опция доступна после подписания договора).

Свяжитесь с нами любым удобным способом, и наши менеджеры проконсультируют вас по всем вопросам — от сроков и стоимости перевода до требований к апостилированию и легализации. Наши контакты