Зачем ставить апостиль?

Готовясь к поездке в другую страну ради учебы или работы, а иногда и к простому туристическму визиту, не стоит забывать о необходимости правильно подготовить все документы. Дополнительные вопросы и проверки на границе, отсутствие необходимых документов или существенные ограничения в стране прибытия — проблемы, которые могут привести к существенной потере времени и средств.

Чтобы оформленный в России документ был действителен за границей, необходимо подтвердить его юридическую силу — показать, что инстанция, где он был выдан, имела соответствующие  полномочия. 

В зависимости от страны назначения различают два способа легитимизации документа для использования в другой стране: консульская легализация и ее упрощенный вариант — апостиль.

О консульской легализации мы рассказывали в другой статье, а здесь ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы относительно апостиля.

На какие документы СТАВИТСЯ апостиль?

Апостиль можно поставить практически на любой официальный документ, выданный органами власти. В том числе:

• исполнительные и судебные акты;
• документы из прокуратуры;
• нотариальные документы (доверенности, согласия, завещания и т.д.);
• дипломы, аттестаты и справки об образовании;
• выписки ЕГРЮЛ;
• свидетельства и справки ЗАГС (о рождении, о браке и т.д.);
• документы, выданные Министерством внутренних дел;
• архивные справки.

Цель апостиля — подтвердить подлинность подписи госслужащего в соответствующем органе.

На какие документы НЕ ставится апостиль?

Апостиль не требуется для:

• коммерческих документов (чеков, инвойсов, сертификатов свободной продажи и т.д.);
• таможенных документов;
• документов, выданных в Консульстве РФ на территории иностранного государства.

Если подобные документы необходимо предъявить за границей, следует выполнить другие процедуры — нотариальный перевод,  заверение документа в Торгово-промышленной палате (ТПП) или в консульстве целевой страны.

В России нельзя поставить апостиль на иностранные документы, даже если они переведены на русский язык. Российские инстанции никак не смогут проверить, кем был выпущен документ, а также соответствует ли его оформление законам и регламентам иностранного государства. Для проведения процедуры апостилирования необходимо обратиться в соответствующее ведомство в стране выдачи документа.

Что сначала: перевод или апостиль?

Единственного правильного варианта нет — возможны оба. Точные требования необходимо запросить у принимающей стороны. 

Как правило, сначала нужно апостилировать оригинал документа, а затем выполнить его нотариальный перевод. Некоторые страны (например, Израиль) просят предоставлять документы с двойным апостилем: и на оригинале, и на переводе.

Обязательно ли ставить апостиль на оригинал документа?

Не всегда. Апостиль можно поставить как на оригинал, так и на нотариально заверенную копию документа. Предпочтительный вариант следует уточнить по месту требования документа.

Если вы находитесь не в том регионе, где получили оригинал документа, то гораздо проще апостилировать его нотариально заверенную копию, так как зачастую проставить апостиль на оригинал допускается только в месте его выдачи.

Например, поставить апостиль на оригинал свидетельства о рождении можно через Главное управление ЗАГС того региона, где документ был выдан. Как показывает наш опыт, ЗАГСы очень строго относятся к документам. Если это свидетельство старого образца (выданное в виде зеленой книжки или на голубом бланке), если документ помят, надорван, либо если на нем есть какие-то исправления, а печати плохо читаются — от вас потребуют заменить документ. В таких случаях, а также в ситуации, когда апостиль не обязательно проставлять на оригинале, можно сделать нотариально заверенную копию документа и поставить апостиль в Министерстве юстиции.

Такая же ситуация относится к справкам МВД, нотариальным и судебным документам. Исключением из правил являются документы об образовании — их примут на апостилирование в Департаменте или Министерстве образования любого региона.

Чтобы избежать затратной по времени пересылки документов, можно заверить нотариальную копию и апостилировать ее в Минюсте того субъекта РФ, где вы находитесь. Обязательно убедитесь, что такой вариант подойдет организации, запросившей у вас апостилированные документы.

Если на документе уже есть апостиль, надо ли его переводить?

Чаще всего — да. Однако стоит уточнить, допускается ли переводить документ в России. Эту информацию предоставляют органы государства, в котором необходимо предъявить апостилированный документ. В некоторых случаях перевод обязан делать иностранный переводчик.

Некоторые организации могут потребовать сделать перевод именно у местного присяжного переводчика. Так, для Италии перевод должен выполнить аккредитованный (присяжный) переводчик, а затем документ необходимо заверить в Консульстве  Италии. Аналогичное требование предъявляют государственные органы Турции. 

Сколько времени занимает процесс проставления апостиля?

Все зависит от документа. В среднем процедура апостилирования занимает 6–7 рабочих дней, однако бывают и исключения. В том случае, когда государственному ведомству требуется направить запрос в орган выдачи, чтобы тот предоставил образец подписи и информацию о полномочиях подписанта, процесс может растянуться и до 30 рабочих дней. Такое часто случается с судебными документами и документами об образовании. 

Однако бывают случаи, когда нет времени ждать. Мы готовы помочь вам апостилировать документы в сжатые сроки — за годы работы в этом направлении мы обзавелись целой сетью надежных партнеров и выстроили рабочие процессы таким образом, чтобы процедура занимала как можно меньше времени. 

Как долго действует апостиль?

Апостиль не имеет ограничений по сроку действия, однако такие ограничения могут быть наложены на сам документ. Большинство иностранных организаций принимают справки об отсутствии судимости, выданные не позже, чем за три месяца до подачи документов, а в некоторых случаях срок давности такой справки не должен превышать месяц.

Наличие штампа с пометкой APOSTILLE не сделает документ действительным, если он потерял свою силу. Например, если брак был расторгнут, то свидетельство о браке будет автоматически аннулировано независимо от наличия апостиля на нем. Если нужно предоставить документ, подтверждающий факт заключения брака, то вместо свидетельства придется получить справку, на которую также можно поставить апостиль.

Можно ли подать документы на апостиль через МФЦ?

Список услуг МФЦ и центров «Мои документы» постоянно обновляется. Возможность проставить апостиль в МФЦ зависит от региона.

Стоит учитывать, что МФЦ, которые принимают документы на апостиль, не занимаются этим самостоятельно — они являются посредниками между заявителем и ведомством. Следовательно, срок проставления апостиля при подаче запроса через МФЦ может быть увеличен, так как дополнительные дни уйдут на доставку документа в ответственную инстанцию.

Другие вопросы про апостиль

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, советуем ознакомиться с другими статьями, посвященными апостилю:

Что такое апостиль

Нужно ли переводить апостиль

Где поставить апостиль в Москве

Можно ли поручить апостилирование доверенному лицу

Если у вас остались вопросы по процедуре апостилирования, а также вы хотели бы качественно и без лишних временных, моральных и финансовых трат подготовить необходимые вам документы, мы будем рады вам помочь! Закажите услугу апостилирования в ТРАКТАТ: мы оказываем все виды услуг, связанные с апостилированием и легализацией. У нас более 10 офисов в России (в том числе в Москве и Санкт-Петербурге) и за ее пределами, и в каждом их них работают менеджеры, готовые помочь вам даже с самым сложным запросом.