Какие бывают доверенности и когда на них нужно ставить апостиль

Одним из наиболее частых поводов для обращения к нотариусу является оформление доверенности — документа, позволяющего родственнику, юристу, адвокату, личному ассистенту или другому законному представителю совершать какие-либо действия от лица другого человека (доверителя).

Оформить доверенность можно на любые полномочия с соблюдением одного условия — они не должны нарушать законодательство РФ и причинять какой-либо вред доверителю и всем причастным. 

Доверенность может быть как узконаправленная (например, на представление интересов только в одной инстанции), так и генеральная, охватывающая широкий спектр полномочий: начиная от получения писем на почте и заканчивая распоряжением всем имуществом. 

В случае, если полномочия относятся только к российским организациям, после подписания доверенности у нотариуса ее можно смело использовать без каких-либо дополнительных заверений и подтверждений юридической силы. Однако, если доверенность будет предъявляться за границей, нужно поставить на нее апостиль — специальный штамп, подтверждающий полномочия нотариуса и, следовательно, правомерность и законность выдачи документа.

Апостиль принимается только в странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 г. — в этот список входят все европейские страны, многие страны Южной и Северной Америки, государства постсоветского пространства, а также некоторые страны на Ближнем и Дальнем Востоке. Для стран, не участвующих в Конвенции, необходима полная консульская легализация.

Где и как долго ставится апостиль на доверенность

Апостиль на нотариальные документы проставляют в территориальном органе Министерства юстиции. Обращаться за проставлением апостиля необходимо именно в тот регион, где был выдан документ. Так, например, если доверенность была удостоверена в Сочи, то апостилировать ее нужно в Минюсте Краснодарского края, а если в Химках — в Минюсте Московской области. 

На территории России апостиль можно поставить только на документы, выданные российскими инстанциями. Ни один государственный орган не уполномочен апостилировать иностранный документ — это можно сделать только в стране выдачи. Доверенности — не исключение. В РФ иностранную доверенность можно только перевести.

Обычно процедура занимает 5–6 рабочих дней. За это время сотрудники Министерства проверяют подлинность печати и подписи нотариуса, его лицензию, а также наличие регистрационного номера доверенности в реестре нотариальных действий. Срок может быть увеличен, если документ был оформлен давно. Если нотариус прекратил свою профессиональную деятельность, и все данные о подписанных им нотариальных актах были заархивированы, потребуется дополнительное время на поиск нужной информации.

После того как все этапы проверки пройдены, к документу подшивается дополнительный лист с апостилем, указанием его номера, подписью проверяющего сотрудника и печатью Минюста. Также на листе печатается QR-код, ведущий на сайт с подтверждением сведений о документе. 

Может возникнуть ситуация, когда апостилированную доверенность нужно получить быстрее — уже куплены билеты на самолет, инстанция принимает заявления только несколько дней, или доверенность добавили в список необходимых документов в последний момент. Мы можем помочь вам поставить апостиль на доверенность в сжатые сроки — за 2–3 рабочих дня. Для этого свяжитесь с нами любым удобным способом.

Требования к документу и причины для отказа

Чтобы доверенность приняли на апостилирование, она должна быть оформлена в соответствии с установленными законом требованиями:

• указаны дата и город подписания документа;
• присутствуют реестровый номер и QR-код;
• в удостоверительной надписи указаны полные ФИО нотариуса и/или его ВРИО без сокращений;
• лицензия нотариуса является действующей, на профессиональную деятельность не наложены какие-либо ограничения;
• присутствуют четкие печать и подпись;
• если доверенность составлена на нескольких листах, они прошиты ниткой и скреплены печатью нотариуса с указанием количества листов.

Если хотя бы одно из вышеупомянутых требований не соблюдено, Министерство юстиции откажет в проставлении апостиля.

Печать доверенности на официальном нотариальном бланке оранжевого цвета не является обязательным требованием и не служит поводом отказать в апостилировании. Главное — это наличие печати и подписи нотариуса.

Еще одной возможной причиной отказа поставить апостиль может стать способ оформления доверенности. Апостиль можно поставить только на документы, которые были выданы государственными органами. Таким образом, если доверенность оформлена в простой письменной форме, то есть подписана только самим доверителем и не заверена нотариусом, поставить на нее апостиль не получится — Минюст не проверяет подписи физических лиц.

Поводом для отказа в апостилировании также может быть страна, для использования в которой предназначена доверенность. Дело в том, что между Россией и многими странами бывшего СССР (Азербайджаном, Арменией, Белоруссией, Грузией, Казахстаном, Киргизией, Молдавией, Таджикистаном, Туркменией, Узбекистаном) заключен договор о правовой помощи, отменяющий требование ставить на некоторые документы апостиль. Полное название данного документа — «Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» (она же Минская конвенция 1993 г.)

Согласно данной Конвенции, документы, подписанные уполномоченным должностным лицом и заверенные гербовой печатью на территории одной из стран, будут приниматься в других странах без какого-либо дополнительного удостоверения и иметь такую же юридическую силу. Таким образом, если в тексте доверенности упоминается государство, принимающее Минскую конвенцию, то апостиль на нее поставить нельзя.

Аналогичные договоры заключены с Болгарией, Латвией, Литвой, Польшей, Румынией, Сербией, Словенией, Хорватией, Черногорией, Чехией и Эстонией. Однако зачастую сотрудники государственных и коммерческих предприятий требуют апостиль на документах, несмотря на нормативные акты, поэтому мы рекомендуем не пренебрегать процедурой апостилирования.

Апостилируется оригинал или нотариальная копия доверенности?

Возможны оба способа. Необходимый вариант рекомендуем уточнить по месту предъявления документа. Иногда требуется поставить двойной апостиль — сначала на оригинал доверенности, а затем на ее нотариальный перевод. Документы с двойным апостилем чаще всего просят предоставить в Израиле и в Нидерландах.

В случае, если вы уже уехали из региона, у местного нотариуса можно заверить нотариальную копию и поставить на нее апостиль по месту пребывания. Тем не менее нужно помнить, что надежнее всего ставить апостиль на оригинал документа, так как апостилированная копия не всегда имеет такую же юридическую силу. 

Проставление апостиля — довольно сложная процедура, требующая времени на посещение различных инстанций и погружения в вопросы юриспруденции. Наши специалисты обладают большим экспертным опытом в юридическом сопровождении как личных, так и корпоративных документов. Закажите услугу апостилирования в ТРАКТАТ и наши эксперты подробно вас проконсультируют и пройдут все этапы апостилирования и легализации в максимально удобные для вас сроки. Подадим и заберем из государственных органов все документы, выполним перевод и будем готовы доставить ваш заказ как по России, так и по всему миру! Будем рады вашим обращениям! Наши контакты